Krótki kurs prowadzenia Narad cz. II

Narada właściwa

Opatrzywszy naradę właściwym wstępem, może Nadleśniczy przystąpić do zasadniczej jej części i oddać głos Zastępcy Nadleśniczego, przy czym jest uzasadnionym, aby w tym momencie ogłosić przerwę. Doskonale unaocznia to zebranym dystans pomiędzy tymi stanowiskami, a jednocześnie można obserwować reakcję zebranych i czy rzeczywiście wstęp, przyniósł odpowiednie efekty. Winno obserwować się grupki dyskutantów tworzące się przed salą i na tej podstawie można wysnuć wnioski, czy uczestnicy są dobrze zmotywowani (skruszeni) do dalszego dyskutowania.

Do takich wnikliwych obserwacji, winien być wykorzystany inżynier nadzoru, który z urzędu nadaje się do wszelkiej inwigilacji i który powinien mieć odpowiednie kwalifikacje i predyspozycje w zakresie psychologii i obserwacji wszelkiej nieprawomyślności, odstępstw od normy i zdenerwowania.

UWAGA! Obserwację należy prowadzić dyskretnie, nienachalnie, tak aby obserwowani nie zorientowali się, że są celem inwigilacji.

Po krótkiej przerwie, Nadleśniczy oddaje głos zastępcy Nadleśniczego i od tego momentu on prowadzi Naradę, natomiast ani przez moment nie może zapomnieć, kto w rzeczywistości jest jej głównym prowadzącym. Dlatego, w przeciwieństwie do Nadleśniczego, zastępca powinien referować sprawy na stojąco.

Nadleśniczy winien stosunkowo często przerywać wypowiedzi zastępcy merytorycznymi komentarzami, zwracając szczególną uwagę na niedociągnięcia, braki, brak dbałości i niedopełnienia obowiązków. Dobrze jest co jakiś czas użyć jakiejś uszczypliwości w stosunku do zastępcy. Wprowadza to wśród uczestników Narady poczucie, że uczestniczą w doniosłym, ważnym i wypełnionym merytoryczną treścią wydarzeniu.

Należy jak najefektywniej wykorzystać każdą możliwość, podkreślenia zasadniczych różnic pomiędzy stanowiskiem Nadleśniczego, a zastępcy.

Dobre efekty daje zdanie „Teraz ja mówię” wypowiadane przez Nadleśniczego podczas referatu zastępcy – zwłaszcza w zachowaniu należytej hierarchii stanowiskowej, a poza tym doskonale wpływa na moderację dalszej dyskusji, wspaniale wpływa na morale załogi i pozwala uniknąć wszelkich, czasem idiotycznych nieporozumień.

Jest to ważne, albowiem jak życie pokazuje, każdy zastępca to potencjalny Nadleśniczy, który nic innego nie robi, jak knuje, intryguje i spiskuje, celem pozyskania odpowiedniego stołka. Należy te wszystkie podchody uciąć, a samego zastępcę prewencyjnie pacyfikować przy każdej dogodnej sposobności, a zwłaszcza na naradach gospodarczych.

Ta część Narady bazuje na prezentacji multimedialnej, która podkreśla liczne błędy, przewinienia i niedociągnięcia w postaci precyzyjnych wykresów. Należy wzmóc czujność, aby to co się mówi, współgrało z tym co się wyświetla na ekranie.

Należy podkreślić, że znakomicie jest powtarzać te same treści na kolejnych naradach.

Po pierwsze ukazuje to ich istotność, a po drugie ich powtarzanie, sprawia, że uczestnicy Narady, doskonale wiedzą o czym mowa, a wówczas każda dyskusja okazuje się bardziej konstruktywna i głębsza.

Przykład: średnia cena WC0 olszowego z grudnia 2017, w ujęciu poszczególnymi leśnictwami. Temat ów daje wprost niewyczerpane możliwości do merytorycznej dyskusji, zażartych polemik, dywagacji, przez wiele, wiele kolejnych Narad. Przy okazji, należy wykorzystać okazję do wskazania tych leśnictw, gdzie ceny były najniższe (niezależnie od przyczyn), wykazać liczne błędy, braki, niedociągnięcia, a zwłaszcza niedopełnienie obowiązków.

Podczas omawiania kolejnych slajdów prezentacji, warto, przy okazji omawiania konkretnego przykładu, aby Nadleśniczy dał do zrozumienia, że wie wszystko, wszystko już widział i nic absolutnie nie jest w stanie go zaskoczyć. Po prostu należy przerwać zastępcy wywód, następującym zdaniem: „Przejdźmy już do kolejnego slajdu!”.

Jest to doskonały środek, ukazujący właściwą hierarchię w nadleśnictwie.

UWAGA! Nadużywanie tego środka, może u współuczestników wzbudzić poczucie, że Nadleśniczy jest Naradą znudzony, a do tego w żadnym wypadku dopuścić nie wolno! Nikt nie może nudzić się na Naradzie! Nuda, jak już wcześniej wspomniano, jest podczas Narady najgroźniejsza!

 Język Narady.

Co do używanego, w trakcie prelekcji, języka, nie ma tu jakiś specjalnych obostrzeń; ważne jest, aby był on zrozumiały dla większości uczestników Narady. Na przykład, jeśli większość biorących w niej udział, posługuje się na co dzień językiem polskim, dobrze jest, aby Narada odbywał się w tym języku.

Uwaga! Wtrącanie zagranicznych zwrotów („ok.” itp.), może wywołać wrażenie, jakoby Nadleśniczy mógł znać zachodnie języki obce. Czasem nie warto, dla wątpliwego efektu, wywoływać wrażenia, jakoby Nadleśniczy, posługiwał się językiem obcym, albowiem może się okazać, z okazji wizyty jakiś gości z zagranicy, że wszyscy pracownicy Nadleśnictwa, są o tym przekonani, podczas gdy prawda jest zgoła odmienna. Najlepiej przed kompromitacją broni odpowiednia antykoncepcja i prewencja.

Wulgaryzmów nie powinno się używać. Jedynie człowiek wytrącony z równowagi przeklina. Jeśli Nadleśniczy daje wyprowadzić się z równowagi, oznacza to, że jego powołanie, było kadrowym kiksem Dyrektora.

Oczywiście, istnieją załogi zdemoralizowane i wykolejone, do których docierają jedynie grubsze słowa. W tym wypadku dopuszcza się użycie od czasu do czasu przekleństw, jednak pod żadnym pozorem nie wolno używać ich personalnie, na przykład zwracając się do pracownika „ty chu…ju”. Zawsze może się znaleźć jakiś idiota i skierować sprawę do jakiego sądu pracy, albo jeszcze innego sądu, a wszyscy wiemy, jakie naprawdę sądy mamy.

Kiedy zasadnicza część prezentacji zostaje pokazana, następuje czas przerwy.

UWAGA! Teraz należy bezwzględnie obserwować kto i w jaki sposób jest w stanie opuścić salę. Ważna jest niekontrolowana mimika (silne tiki nerwowe), mimowolne drgania ramion, trzęsące się głowy i plącząca mowa. Może się zdarzyć, że część uczestników wychodzi odprężona i zrelaksowana. Oznacza to, że w zasadniczej części Narady, zastępca popełnił błąd i niewłaściwie moderował jej przebieg. Odprężenie i relaks negatywnie i destrukcyjnie wpływa na dalszą część Narady.

Ciąg dalszy nastąpi.

 

Krótki kurs prowadzenia Narad

Krótki Wszechleśny i Wszechzwiązkowy Kurs Prowadzenia Narad Gospodarczych w Nadleśnictwach.

 

Wstęp

Narada gospodarcza w nadleśnictwie, jest prawdziwym świętem. Każdy leśnik z utęsknieniem wygląda informacji z nadleśnictwa o terminie narady i spieszy na nią bez względu na okoliczności, choroby, przeciwności losu i nawał prac. Albowiem w życiu nadleśnictwa nie ma sprawy ważniejszej, jak narada gospodarcza.

Wówczas dochodzi do wymiany konstruktywnych myśli, konfrontacji ciekawych doświadczeń, czysto teoretycznie pojawia się możliwość podziękowania wybitnym jednostkom za trud i wytężoną pracę przed szerokim forum, można przedyskutować najważniejsze problemy i ustalić wspólna strategię radzenia sobie z nimi.

Dlatego, pod żadnym pozorem nie wolno dopuścić, aby uczestnicy narady w jakikolwiek sposób zawiedli się na sposobie jej przeprowadzenia. Rodzi to frustracje, wypalenie zawodowe, nerwice,  a o samym prowadzącym naradę, świadczy jak najgorzej i zmusza do poddania w wątpliwość, jego kwalifikacje do pracy na jakimkolwiek szczeblu kierowniczym nadleśnictwa.

Najgorsza zaś na naradzie jest nuda. Nudna narada powinna być zasadniczo karana długoletnim więzieniem.

 

 Umiejętne rozpoczęcie Narady

Rozpoczęcie narady gospodarczej jest prawdziwą sztuką, która wymaga od prowadzącego wirtuozerii intelektualnej i zdolności socjotechnicznych.

Nie jest sztuką wleźć do pomieszczenia ze zgromadzoną załogą i po byle jakim przywitaniu, rozpocząć przemową.

Aby dobrze rozpocząć naradę, warto, aby Nadleśniczy spóźnił się nieco. Spóźnienie Nadleśniczego winno wynosić nie więcej niż dwie minuty, natomiast należy być pewnym, że wszyscy pozostali są już na miejscach, inaczej efekt spóźnienie, jest zupełnie stracony.

Spóźnienie znakomicie wpływa na wzrost napięcia przed naradą, a to z kolei wzmaga koncentrację i należytą uwagę wśród pozostałych uczestników, którzy dywagują o nieznanych przyczynach spóźnienia, stają się nieco zdezorientowani.  To najlepiej przygotowuje grunt pod odpowiednie skupienie i należytą uwagę.

Po uroczystym zajęciu miejsca przez Nadleśniczego, ważne jest aby zapadła bezwzględna cisza. Dlatego należy odczekać do czasu, aż ucichną wszelkie szepty, kichnięcia, pokasływania i szuranie krzesłami ( po tym można rozpoznać nadleśnictwa o rozprzęgniętej dyscyplinie, gdzie takim hałasom, smarkaniu i stękaniom, nie będzie końca; w nadleśnictwie o dyscyplinie stalowej, wszelkie szepty i kichnięcie ustaną w momencie otwarcia drzwi przez Nadleśniczego).

Nadleśniczy nie powinien się w tym czasie rozglądać, a utkwić spojrzenie w jeden punkt i oczekiwać nastania właściwej ciszy.

Należy od razu powiedzieć szczerze, że w nadleśnictwach o zerowym poziomie dyscypliny i kultury, załoga nawet nie zauważy nieobecności nadleśniczego i spóźnianie się, nie ma zupełnie sensu.

Wstęp Narady Gospodarczej

Wyżej wymienione zabiegi znakomicie przygotowują grunt pod zasadnicze rozpoczęcie Narady i w tym momencie, Nadleśniczy może ją otworzyć.

Pod żadnym pozorem nie wstawać i nie prowadzić narady na stojąco, albowiem może to wywołać wrażenie, że Nadleśniczy chce poniżyć audytorium! Naradę należy prowadzić na siedząco!

Tematyka na wstępie winna dotyczyć spraw kadrowych i personalnych; należy szeroko omówić nagany i upomnienia, wskazać przyczyny braku awansów, obniżeń dodatków funkcyjnych, podać przykłady licznych niedociągnięć, braków i ich szerokich konsekwencji.

Nie należy nikogo awansować i nagradzać. Nie należy nikogo chwalić, gdyż niszczy to zupełnie efekt zabiegów wcześniejszych, a dodatkowo fatalnie wpływa na moderację dalszej rzeczowej i fachowej dyskusji.

Jeżeli już zachodzi taka potrzeba, wręczenia awansu należy dokonać poza czasem narady, poprzez pracownika personalnego.

Aby przygotować grunt pod właściwą naradę, należy wzmocnić przekaz wiadomościami z Dyrekcji; kto i za co został zwolniony/odwołany, kto otrzymał upomnienia, naganę, et cetera. Generalnie należy demonizować przekaz z Dyrekcji, wywołując w audytorium niejasne poczucie grozy i strachu związanego z samym tylko słowem „Dyrekcja”.

Po takim wstępie, należy „pogrillować wybrańca”. Każdy Nadleśniczy, świadomy swej roli w firmie, społeczeństwie i świecie, powinien mieć „wybrańca”, którego należy pouczać, wskazywać mu publicznie błędy, braki i niedociągnięcia, znacznie częściej niż reszcie pracowników. Do „wybrańca” znacznie częściej wysyłać inżyniera nadzoru, celem sporządzania notatek służbowych, które kończą się redagowaniem odpowiednich wyjaśnień, szeroko omawianych na forum narady. Tak nękany pracownik, doskonal unaocznia innym, jaki los ich czeka, w razie jakiejkolwiek niesubordynacji. Pokazuje naocznie, że dużo lepiej jest być subordynowanym, zdyscyplinowanym, bez skłonności reakcyjnych.

UWAGA! Nie każdy może być „wybrańcem”! Może nim zostać osoba wyłącznie bez znajomości, koneksji i rodziny w Dyrekcji. Doskonale za to na „wybrańca” nadają się osoby, które właśnie straciły protekcyjny parasol!

UWAGA! „Wybrańca” należy wymieniać co jakiś czas (nie rzadziej niż pół roku), albowiem materiał ludzki ulega zmęczeniu, nadwątlona dręczeniem psychika, może doprowadzić do jakiego nieszczęścia, czasem nawet sprawy sądowej, bo w każdym społeczeństwie znajdzie się taki idiota, który nie pozna się na fachowym zarządzaniu zasobami ludzkimi i uzna to za mobbing, a na to, jak wiemy, są odpowiednie paragrafy.

UWAGA! Co kilka lat, należy dla przykładu „wybrańca” zwolnić dyscyplinarnie. Nic nie podnosi morale wśród załogi tak doskonale, jak wypowiedzenie wręczone na naradzie gospodarczej.

Po odbyciu „grillowania”, należy obserwować salę. Jeśli pracownicy są jeszcze w niedostatecznym stopniu przygotowani do odbycia konstruktywnej, rzeczowej, merytorycznej dyskusji, należy użyć prostego triku i użyć zdjęcia fotograficznego, przedstawiającego bliżej nieokreśloną nieprawidłowość, odkrytą w terenie przez inżyniera nadzoru. Oczywiście należy zataić gdzie i kiedy zdjęcie zostało wykonane ( byle nie prezentować zdjęć zimowych latem i na odwrót) i dać do zrozumienia, że ów, u którego w leśnictwie owa niedbałość została wykryta, niech ma się na baczności i oczekuje telefonu od kadrowej.

W nadleśnictwach o dyscyplinie rozprzęgniętej, jedynie zastrzelenie co trzeciego uczestnika dałoby podobny efekt, a że mimo wszystko, ciężko byłoby znaleźć na takie postępowanie dostateczne usprawiedliwienie (w świetle polskiego, niedoskonałego prawa, rzecz jasna), toteż należy zawczasu zastanowić się, czy warto do takiego stanu doprowadzać.

Ten sprytny sposób, pozwala na zaprowadzenie odpowiedniej atmosfery na sali, gdzie każdy skupia się na meritum zagadnień, nie rozgląda się na boki i w sposób stuprocentowy angażuje się w merytoryczną dyskusję.

 

CIĄG DALSZY NASTĄPI